Peran SI dalam Keunggulan Bersaing Perusahaan

Pada akhir proses pembelajaran mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, mahasiswa diharapkan mampu mendeskripsikan kebutuhan informasi bagi manajer pada suatu organisasi bisnis.
Pertemuan pertama mata kuliah Sistem Informasi Manajemen membahas tentang organisasi, manajemen dan pengambilan keputusan. Selain itu juga membahas peranan Sistem Informasi dalam mendukung tercapainya Keunggulan Bersaing perusahaan.
Materi organisasi dan manajemen, me-review materi yang pernah dibahas dalam matakuliah sebelumnya. Diharapkan mahasiswa semakin memahami materi tersebut dan dapat memahami keterkaitannya dengan Sistem Informasi Manajemen dan peranannya dalam pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing perusahaan.

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumber daya organisasi secara efektif dan efisien.
Pengambilan keputusan merupakan suatu salah satu fungsi manajerial dalam organisasi dan merupakan hal penting dalam organisasi. Dalam proses pengambilan keputusan, manajer membutuhkan dukungan pengolahan data berupa informasi yang relevan, valid dan tepat waktu.


Gambar 1. Peran Utama Sistem Informasi
(Sumber: O’Brien, 2010)

Perusahaan mengimplementasikan sistem teknologi informasi bertujuan mempertahankan eksistensi bisnis perusahaan dan menciptakan keunggulan bersaing dalam persaingan bisnis dengan para pesaingnya. Peran sistem informasi dalam mendukung perusahaan mencapai keunggulan bersaing terbagi menjadi tiga tingkatan yaitu: keunggulan strategis, keunggulan taktis dan keunggulan operasional.

Sistem Informasi Manajemen dan Pengembalian Keputusan

Sistem infomasi manajemen merupakan sistem yang menghasilkan informasi bagi proses pengambilan keputusan.

A. Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah proses pemiliham dan beberapa alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau tujuan-tujuan.

Ada empat dari pengambilan keputusan, yaitu:

1. Pemikiran ( Inteligence)

2. Perancangan ( Design)

3. Pemilihan ( Choice)

4. Penerapan ( Implementation)

1. Tahap Pemikiran

Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhdap lingkungan, baik secara berkesinambungan atau sesekali. Hal ini meliuti beberapa aktivitas yang vertujuan untuk mengidentifikasi adanya permasalahan-permasalahan atau kesempatan-kesempatan.

Aktivitas-aktivitas tersebut adalah:

1. Menemukan Permasalahan

Tahap pemikiran dimulai dengan identifikasi tjuan dan saaran ari organsisasi. Permsalahan timbuk dari adanya ketidakpuasan terhadap keadaan yang sedang berjalan. Ketidakpuasan tersebut terjadi karena adanya perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang terjadi atau tidak terjadi. Pada tahap ini usaha yang dilakukan ialah mencari apakah ada permasalahan, mencari besarnya permasalahan dan mengidentifikasi permsalahan tersebut

b. Klasifikasi Permasalahan

Aktivitas ini merupakan konseptualisasi dari masalah dalam usaha untuk mengklasifikasian ke dalam beberapa kategori yang dapat didefinisikan.

i. Penguraian Permasalahan

Banyak permsalahan kompleks yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian permasalahan. Dengan memecahkan bagian permasalahan yang paling mudah dapat menolong dalam emmecahkan permasalahan yang kompleks. Pendekatan ini juga membantu komunikasi antar orang-orang yang terkait dengan proses solusi.

ii. Kepentingan Permasalahan

Pada tahap pemikiran penting untuk menentukan pemilik dari permasalahan tersebut.

Tahap pemikiran diakhiri dengan suatu pernyataan permasalahan. Pada waktu itu tahap peracangan dimul

2. Tahap Perancangan

Tahap Perancangan meliputi kegiatan menciptakan, mengembangkan dan menganalisa tindakan-tindakan yang mungkin. Pada tahap ini juga dilakuakn pembuatan, pengujian dan validasi model dari situasi permasalahan tersebut.

Pemodelan adalah kombinasi dari seni dan sains. Beberapa topik dari permodelan yang berhubungan dengan model kuantitatif adalah:

a. Komponen Model

Semua model terdiri dari tiga komponen dasar, yaitu variabel keputusan, variabel yang tidak dapat dikontrol serta parameter-parameter dan variabel-variabel hasil atau keluaran.

b. Stuktur Model Kuantitatif

Model Kuantitatif mempunyai komponen-komponen model yang dihubungkan oleh ekspresi matematis seperti persamaan atau ketidaksamaan.

c. Prinsip-prinsip Pemilihan

Evaluasi dari alternatif-alternatif dan pemilihannya langsung dari tipe kriteria-kriteria yang akan digunakan. Dua prinsip dalam pemilihan ialah normatif dan deskriftif.

Model Normatif

Alternatif yang dipilih ialah yang dapat dibuktikan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang mungkin.

Model Deskriptif

Model deskriptif mendeskripsikan suatu sistem seperti adanya atau akan menjadi apa nantinya.

• Mencari Alternatif-alternatif

Bagian yang signifikan dari proses pemdoelan ialah menciptakan alternatif-alternatif. Hal ini membutuhkan kreatifitas dan proses mencari yang membutuhkan waktu dan biaya.

• Memperkirakan Keluaran dari Masing-masing Alternatif

Untuk mengevaluasi dan memperbandingkan alternatif-alternatif yang telah diperkirakan, perlu untuk meramalkan keluaran-keluaran yang akan dihasilkan ooleh setiap alternatif tersebut.

• Mengukur Hasil ( Tingkat Pencapaian Tujuan)

Nilai suatu alternatif dilihat berdasarkan kemampuannya untuk mencapai tujuan.

• Skenario

Skenario adalah suatu pernyataan tentang asumsi mengenai lingkungan operasi dari sistem tertentu pada waktu tertentu.

c. Tahap Pemilihan

Tahap pemilihan meliputi penarian tindakan-tindakan yang tepat ( diantara tindakan-tindakan yang telah diidentifikasikan pada tahap perancangan) yang akan dapat memecahkan masalah yang sesungguhnya.

Untuk model normatif dapat digunakan pendekatan analitis atau memperbandingkan satu dengan yang lainnya secara mendalam. Untuk model deskriptif dapat digunakan perbandingan alternatif-alternatif dengan jumlah terbatas yang dilakukan baik dengan pendekatan penarian buta (blindly approach) atau dengan pendekatan heuristik.

Pendekatan Pencartian Formal ( Turban)

i. Teknik-teknik Analistik

Teknik-teknik analitis menggunakan formula matematis yang secara langsung dapat menurunkan solusi optimal atau memprediksi hasil tertentu

ii. Algoritma

Teknik-tekniks analitis dapat menggunakan algoritma-algoritma untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pencarian alternatif.

iii. Pendekatan Penarian Buta ( Blind Search)

Teknik pencarian buat mengacu pada pendekatan pencarian yang berubah-ubah dan tidak ada panduannya. Ada dua type pencarian buta, yaitu:

– Enumerasi lengkap, yaitu seluruh alternatif dipertimbangkan sampai solusi optimal didapatkan

– Enumerasi tidak lengkap, yaitu penarian parsial, dimana hanya sebagian laternatif saja yang dieprtimbangkan sampai solusi yang cukup baik didapatkan.

–

d. Pendekatan Heuristik

Heuristik ialah aturan-aturan keputisan mengenai bagaimana suatu masalah seharusnya dipecahkan. Heuristik dikembangkan dengan analisis masalah yang padat dan teliti, kadangkala dengan menggunakan metode desain eksperimen.

B. MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Manajemen di dalam suatu organisasi sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

1. Tingkat Manajemen

Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi 3 tingkat, yaitu:

– Manajemen Puncak

– Manajemen Madya

– Manajemen Bawah

Manajemen Puncak bertanggung jawab terhadap arah kemajuan perusahaan. Tugas utama terpenting adalah perencanaan strategis yang meliputi penentuan tujuan dan sasaran serta rencana jangka panjang organisasi. Informasi yang dibutuhkan manajemen tingkat ini ialah informasi yang luas mengenai arah kecendrungan perusahaan dan lingkungan eksternal.

Manajemen madya lebih banyak berguvungan denga nperencaan taktis yaitu menentukan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan pengawasannya.

Manajemen tingkat bawah banyak berhubungan dengan perencanaan operasional yaitu bertangung jawab langsung dalam perencanaan dan pangawasan aktivitas-aktivitas pekerjan sedemikian sehingga target tingkatan yang lebih tinggi dapat tercapai.

2. Pendekatan Kontingensi

Pendekatan kontingensi ialah bahwa tidak ada suatu cara yang standard dan terbaik yang dapat diterapkan untuk setiap manajer dari setiap organisasi, dalam setiap kondisi dan setiap waktu.

Faktor-faktor dan kendala-kendala situasional atau dengan kata lain manajer harus mempunyai:

a. Pengetahuan yang baik mengenai teori manajemen

b. Sikap yang merefleksikan hal tersebut baik secara teori ataupun tergantung faktor-faktor situasional yang sangat berguna untuk kondisi-kondisi tertentu

c. Ketrampilan untuk mengidentifikasi, menganalisi dan mengoreksi situasi yang kompleks.

Lingkungan eksternal dari organisasi terdiri dari:

a. Kebudayaan umum yaitu teknologi, sosiologi, ekonomi, politik dan lain sebagainya

b. Kelom[ok khusus yang berinteraksi dengan organisasi, yaitu pelanggan, pemasok, pesaing, sumber tenaga kerja,serikat buruh, dan pemerintah.

Faktor-faktor Internal organisasi terdiri dari pemilik, pekerja, budaya perusahaan, harta yang terukur, struktur organisasi, tugas-rugas atau pekerjaan, sejarah perusahaan, kebijaksanaan perusahaan, rencana perusahaan, prosedur-proseudr dan sebagainya yang diidentifikasikan sebagai milim atau bagian dari organisasi.

3. Peran Manajemen

Ada banyak teori mengenai peran manajemen dalam organisasi. Henry Fayol menyatakan bahwa manajemen terdiri dari 5 tindakan, yaitu:

a. Perencanaan

b. Penngawasan

c. Pengorganisasian

d. Pelaksanaan

e. Pengkoordinasian

Pada tahun 1970-an Henry Mintzberg menyempurnakan konsep Fayol, yaitu Peran manajer dapat dibagi menjadi peran yang behubungan dengan manusia, informasi, dan keputusan.

A. Dalam hubungannnya dengan manusia:

– Figur Pimpinan : Berhubungan dengan tugas-tugas seremonial dalam jabatannya sebagai manajer

– Pemimpin : Kemampuan untuk mempengaruhi atau memimpin orang-orang dalam usaha membuat keinginan atau tujuan menjadi kenyataan

– Penghubungn : merupakan penghubung antar bermacam-macam tingkatan organisasi dan sebagai penghubung antar orang-orang di dalam satu tingkatan organisasi.

B. Dalam hubunngannya dengan Informasi

– Penerima atau Pusat : sebagai penerima informasi, manajer mengumpulkan informasi untuk kemudian disimpan atau didistribusikan. Alat bantu yang dapat digunakan dalam peran ini ialah Sistem Informasi Manajemen

– Penyebar : sebagai penyebar informasi ke bagian-bagian yang membutuhkan di dalam unit kerja organisasi. Dalam peran ini dapat dibantu dengan Sistem Otomatisasi Kantor.

– Pembicara : sebagai penyampai informasi ke luar dari unit kerja atau organisasi.

C. Dalam hubungan dengan keputusan

– Wirausaha (entrepreuner) ialah orang yang memulai suatu usaha dan mengembangkan menjadi suatu hal yang nyata, dengan asumsi banyak risiko yang harus dihadapi dalam melaksanakannya.

– Tugas menangani gangguan atau masalah berhubungan dengan pengawasan.

– Tugas mengalokasikan sumber daya berhubunngan denngan perencanaan

– Tugas sebagai perunding mengharuskan manajer agar dapat mempertahankan pendapatnya.

4. Perencanaan dan Pengawasan

Aktivitas perencanaan dinyatakan oleh Anthony (1965) sebagai tiga tipe yang berbeda, yaitu perencanaan strategis, perencanaan taktis dan perencanaan operasional.

a. Perencanaan Strategis umumnya meliputi perencanaan jangka panjang dan berada pada tingkatan yang paling tinggi pada sistem perusahaan/organisasi.

b. Perencanaan praktis merupakan perencanaan untuk menentukan bagaimana sasaran-sasaran strategis dapat dicapai.

c. Perencanaan operasional meliputi perencanaan pada tingkat yang paling rinci.

5.Gaya Manajemen

d. Kepemimpinan

Manajemen yang efektif seringkali berarti kepemimpinanyang baik. Pemimpin yang baik menurut Parker (1989) mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:

· Penemu Kesempatan

· Melakukan hal-hal yang benar

· Mengetahui bagaimana membuat orang lain merasa senang

· Dapat memberi semangat kepada orang lain

· Dapat menerima orang lain seperti adanya, bukan apa yang seharusnya

· Menitikberatkan pada kondisi saat ini bukan saat lampau

· Mempunyai kemampuan untuk mempercayai orang lain dan mengambil resiko dari kepercayaan tersebut.

· Tidak membutuhkan ijin terus menerus dalam melakukan tindakan

· Tidak membutuhkan penghargaan

· Mempunyai visi terhadap masa yang akan datang, yang akan mengarahkan tindakan-tindakannya

· Selalu berpikir untuk mencapai keberhasilan, kegagalan adalah konsep yang tidak pernah ada

· Tidak akan membuang-buang waktu dengan kekhawatiran yang tidak perlu.

e. Teori X dan Teori Y

Teori X dan Teori Y merupakan teori yang dikemukakan oleh Douglas Mc. Gregor (1946)

i. Teori X (autocratic) adalah teori yang menyatakan bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia pada dasarnya mempunyai sifat tidak menyukai bekerja dan jika mungkin akan mengelakkanya. Oleh karena itu pekerja harus terus diarahkan, dimotivasi dan diawasi dengan keras.

ii. Teori Y merupakan kebalikan dari teori X yaitu bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia menyukai pekerjaan mereka dan mendapatkan kepuasan dari pekerjaan tersebut.

f. Delegasi Kewenangan

Manajer harus tahu apa yang harus dikerjakan dan apa yang dapat didelagasikan ke bawahan. Untuk menentukan hal tersebut tergantung dari beberapa faktor yang berhubungan yaitu antara lain kekuatan dan kelemahan manajer itu sendiri, kekuatan dan kelemahan bawahan, waktu yang tersedia untuk menyelesaikan masalah, pentingnya pekerjaan tersebut dan tingkat resiko yang berhubungan dengan keberhasilan pekerjaan tersebut.

g. Manajemen dengan Penyimpangan ( Management by Exception)

Manajemen dengan penyimpangan merupakan bentuk pengawasan manajemen dimana perhatian manajerial difokuskan pada besarnya penyimpangan dari standar.

h. Manajemen dengan Tujuan ( Management by Objectives)

Manajemen dengan Tujuan seringkalli digunakan untuk mengarahkan dan mengevaluasi kinerja pekerja yang mempunyai kemampuan untuk mengawasi dirinya sendiri (pekerja teori Y)

Pengaruh Sistem Informasi Manajemen dalam Meningkatkan Efisiensi Organisasi/perusahaan

Sistem Informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. SI dapat dibagi menjadi beberapa bagian:

1 . Transaction Processing Systems (TPS) ,

TPS adalah SI yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3 . Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

4. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

5 . Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.

6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support

Collaborative Work Systems (CSCW) Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

7. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

Penerapan TI dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan TI organisasi/perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan dengan rencana organisasi/perusahaan, agar setiap penerapan TI dapat memberikan nilai bagi organisasi/perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur TI organisasi/perusahaan, penerapan TI yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

- Aplikasi TI yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam organisasi/perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.

- Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi TI yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya organisasi/perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

- Aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik organisasi/perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan organisasi/perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.

SIM sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi pengguna SIM di organisasi/perusahaan. Terkadang banyak organisasi/perusahaan memandang sebelah mata akan peran Ti dalam menunjang proses di organisasi/perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar Ti berperan atau ikut andil dalam memajukan organisasi/perusahaan?. Beberapa penerapan dari TI dan Komunikasi antara lain dalam organisasi/perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam organisasi/perusahaan. Penerapan TI dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan TI dalam lingkungan kerja. Penerapan TI dan Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam organisasi/perusahaan untuk menggantikan kebanyakan pekerjaan dengan cara lama.

Untuk dapat mengetahui andil pengguna SIM di organisasi/perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan TI di organisasi/perusahaan tersebut, misalnya:

- Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.

- Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya TI. Sebab dengan TI ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan TI hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.

- Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan TI maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan organisasi/perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah organisasi/perusahaan akan kehilangan banyak order.

- Dengan penerapan TI kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil organisasi/perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.

- Dengan TI maka sistem akan dapat terintegrasi disemua organisasi/perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi organisasi/perusahaan-nya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.

Jadi sebenarnya penerapan TI ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan TI ini juga akan dapat mempercepat kemajuan organisasi/perusahaan, dengan semain meningkatnya margin organisasi/perusahaan.

Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh TI maka dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan organisasi/perusahaan sebagai imbas dari penerapan TI dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai organisasi/perusahaan dari penerapan TI ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.

Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam organisasi/perusahaan, diantaranya sebagai berikut:

- Minimize risk, Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar kontrol organisasi/perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran TI selain harus mampu membantu organisasi/perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.

- Reduce costs, Peranan TI sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional organisasi/perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas organisasi/perusahaan.

- Create new realities, Perkembangan TI terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi organisasi/perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan TI untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:

- Eleminasi proses, Implementasi berbagai komponen TI akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.

- Simplifikasi proses, Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen TI. Contoh order dapat dilakukan melalui situs organisasi/perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

- Integrasi proses, TI juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

- Otomatisasi proses, Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari TI.

- Add Value, Peranan selanjutnya dari TI adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan organisasi/perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

Berkat teknologi ini, berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia seperti:

- TI melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses yang menggantikan peran manusia.

- TI berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia yang melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses.

- TI memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai bagian yang berbeda dalam organisasi dan menyediakan banyak informasi ke manajer.

- TI juga memengaruhi antarmuka-antarmuka organisasi dengan lingkungan, seperti pelanggan dan pemasok.

- TI dapat digunakan membentuk strategi untuk menuju keunggulan yang kompetitif (O’Brien, 1996), antara lain:

1. Strategi biaya: meminimalisir biaya/ memberikan harga yang lebih murah terhadap pelanggan, menurunkan biaya dari pemasok.

2. Strategi diferansiasi: mengembangkan cara-cara untuk membedakan produk/ jasa yang dihasilkan organisasi/perusahaan terhadap pesaing sehingga pelanggan menggunakan produk/jasa karena adanya manfaat atau fitur yang unik.

3. Strategi inovasi: memperkenalkan produk/jasa yang unik, atau membuat perubahan yang radikal dalam proses bisnis yang menyebabkan perubahan-perubahan yang mendasar dalam pengelolaan bisnis.

4. Strategi pertumbuhan : mengembangkan kapasitas produksi secara signifikan, melakukan ekspansi ke dalam pemasaran global, melakukan diversifikasi produk/jasa bam, atau mengintegrasikan ke dalam produk/jasa yang terkait.

5. Strategi aliansi: membentuk hubungan dan aliansi bisnis yang baru dengan pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan lain-lain.

Bagi beberapa organisasi/perusahaan, sebuah strategi TI tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di organisasi/perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah. Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif organisasi/perusahaan dan manfaat penggunaan TI dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini TI memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif organisasi/perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan TI di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara TI dan Strategi kompetitif organisasi/perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki TI sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.

Perencanaan Strategis SI diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan SIM dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang TI. Sebuah SI yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis SI yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari TI untuk menentukan strategi organisasi/perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis. Strategi TI diperlukan untuk:

- Pengetahuan mengenai teknologi baru

- Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis

- Dibahas dalam diskusi organisasi/perusahaan

- Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi

Dengan semakin berkembangnya peranan TI dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan SI yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.

SI/TI sebagai Enabler, organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan SI diperlukan untuk mengelola teknologi dan SI dalam organisasi itu sendiri.

Fungsional sering disebut kemampuan TI untuk memberikan solusi bagi proses bisnis (lebih efisien, efektif, reduced cost). TI mendukung organisasi/perusahaan di level:

- Strategik, Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan

- Taktis, Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses

- Operasional, Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja

Integrasi Fungsional TI bagi organisasi/perusahaan:

- Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.

- Operasional bisnis dan infrastruktur TI

- Hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat dilaksanakan.

Peranan TI pada aktivitas manusia saat ini memang begitu besar. TI telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis yang, memberikan andil besar terhadap perubahanperubahan mendasar bagi struktur, operasi dan manajemen organisasi. Jenis pekerjaan dan tipe pekerja yang dominan di jaman TI adalah otonomi dan wewenang yang lebih besar dalam organisasi. Boundaryless organization adalah kondisi organisasi yang digunakan dalam TI dengan batas-batas horisontal, vertikal, eksternal dan geografis yang sehat. Menipisnya batas horisontal mengakibatkan berkurangnya birokrasi sehingga organisasi menjadi lebih datar, dan karyawan menjadi lebih berdaya (empowered employees) dan menjadikan terwujudnya kerja sama lintas fungsional dalam memenuhi kebutuhan customers yang kompleks. Menipisnya batas eksternal menjadikan organisasi/perusahaan lebih berfokus ke penyediaan produk dan jasa yang menjadi kompetensi intinya (care competence). Untuk memenuhi kebutuhan customers yang kompleks, organisasi/perusahaan membangun jejaring organisasi (organization network), yang di dalamnya setiap organisasi/perusahaan menjadi anggota jejaring sehingga mampu menghasilkan value terbaik bagi customers, karena koordinasi tidak lagi dijalankan melalui ”command and control mode” namun koordinasi dilaksanakan melalui komunikasi, persuasi dan kepercayaan (trust). Kekohesivan organisasi yang menggunakan tim lintas fungsional, dan yang mempekerjakan karyawan yang berdaya, serta yang menggunakan jejaring organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi ditentukan dari seberapa jelas misi dan visi organisasi dirumuskan dan keberhasilan pengomunikasian strategi tersebut kepada seluruh personel organisasi dan seluruh organisasi dalam jejaring. Pemberdayaan karyawan yang dilandasi oleh trust-based relationship antar manajer dan karyawan menjadikan Information sharing dapat meningkatkan tuntutan tentang otonomi dan wewenang di kalangan karyawan,Persuasi menjadi pilihan untuk menggantikan komando, karena knowledge workers menjadi dominan dalam mewujudkan visi organisasi. dalam memacu komitmen karyawan untuk mengubah strategi menjadi tindakan nyata.

Broadbent dan Weill (1996) mengemukakan bahwa infrastruktur TI memberikan pondasi dasar bagi kapabilitas TI yang digunakan untuk membangun aplikasi bisnis dan biasanya dikelola oleh kelompok SI, seperti terlihat dalam gambar berikut ini:

Pengetahuan dan keahlian manajemen tentang teknologi berhubungan dengan dimana dan bagaimana menyebarkan TI secara efektif dan menguntungkan untuk mencapai tujuan-tujuan strategi bisnis. Pengetahuan dan keahlian fungsional tentang bisnis meliputi tingkat pengetahuan dan variasi fungsi di dalam bisnis dan kemampuan untuk mengetahui semua lingkungan bisnis. Keahlian interpersonal dan manajemen meliputi kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan personal dalam area fungsional dan untuk bekerja di dalam suatu lingkungan kolaborasi, serta kemampuan untuk memimpin tim proyek. Pengetahuan dan keahlian teknikal mengukur dalam dan luasnya keistimewaan TI teknik (sistem operasi, bahasa pemrogaman, sistem manajemen database, network, telekomunikasi, dan lain-lain) di dalam organisasi.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Dukungan SIM pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan, proses pembuatan keputusan, yaitu pemahaman, perancangan (design), dan pemilihan. Dukungan SIM biasanya melibatkan pengolahan, file komputer maupun non komputer. Pada tahap pemahaman hubungannya dengan SIM adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. SI sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data base dengan data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk penelusuran dan penemuan masalah-masalah. Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data base.

Pada tahap pemilihan, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian. Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik liainnya, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan.

Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada prosed pemilihan.Sering orang menyatakan bahwa komputer akan mengambil keputusan, ini merupakan suatu pemyataan yang salah kaprah dan tidak mengetahui letak peranan komputer serta bagaimana suatu proses pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan sebenarnya hanya dapat diambil atau dilakukan oleh manusia. Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus selalu menjadi bagian dari suatu pemilihan. Suatu algoritma keputusan, suatu aturan keputusan atau suatu program komputer hanya membantu dengan memberikan dasar untuk suatu keputusan, akan tetapi pemilihan keputusan dilakukan oleh seorang manusia. Pernyataan komputer mengambil keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan bahwa beberapa keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-keputusan yang lain tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan terprogram dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM. Ada suatu kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa suatu database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki pengambilan keputusan. Pandangan demikian sebenarnya telah mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan pengambil keputusan, itu

sendiri. Oleh karena itu pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak pengalaman, dan sebagainya).

Variabel Shuktur Organisasi merupakan pembagian tugas dan tanggung jawab mengenai fungsi pengolah data atau informasi. Indikator variabel ini adalah penempatan fungsi SI berbasis komputer di dalam suatu organisasi. Implementasi SI Berbasis Komputer, didefinisikan sebagai tingkat penggunaan SI yang berbasis komputer untuk mendukungkngsi manajerial. Indikator variabel ini antara lain kemudahan dalam menyelesaikan pekerjaan, tingkat kemudahan pengoperasian SI, tingkat keamanan SI, tingkat integritas, database, kemampuan SI menyediakan data dan informasi untuk kebutuhan internal organisasi.. Kemampuan SI menyediakan data dan informasi untuk kebutuhan eksternal organisasi.

Kinerja Karyawan berkenaan dengan hasil pekerjaan yang dicapai oleh karyawan dalam suatu periode. Indikator variabel ini adalah ketelitian dalam pekerjaan; kerapian hasil pekerjaan, ketepatan/pemenuhan standar waktu; kemampuan membuat rencana kerja sehingga tercapai efisiensi dan efektifitas.

===============

KESIMPULAN

Banyak manajemen yang tidak puas dengan SI mereka dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer. Tiga alasan yang dapat menimbulkan hal ini adalah:

(a) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi.

(b) Tidak tepatnya analisis sistem

(c) Sindroma komputer yaitu anggapan bahwa komputer mampu menanggulangi segala kelemahan manajemen.

Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis berdasarkan perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara layak. Keunggulan komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya mengolah data yang banyak dan kompleks serta melakukan perhiturgan-perhitungan yang rumit dalam waktu yang singkat. Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan orang-orang di dalam manajemen untuk bersikap terbuka dalam menyampaikan masalah-masalah yang ingin dibantu pemecahannya dengan menggunakan komputer.

Sebuah organisasi, apalagi organisasi yang besar yang memiliki jaringan transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi. Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi, kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan personil yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik. Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit/satuan/departemen yang ada dalam suatu organisasi, semakin mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Apabila hal itu terjadi, maka akan menimbulkan kesulitan dalam pengambilan keputusan.

Penggunaan SIM sebagai alat bantu organisasi/perusahaan pada saat ini untuk mencapai efisiensi dan efektifitas yang diharapkan dalam menghadapi lingkungan sekitar dan pengambilan keputusan yang tepat, sehingga dapat mencapai hasil untuk memiliki keunggulan bersaing

Integrasi Sistem Informasi

Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.

Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari SIM. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya.
Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya.
Keuntungan dari integrasi :

1. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
2. Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.

EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
 
A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :

1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.

D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.

KEMAMPUAN PELAPORAN

Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu.
Prinsip pelaporan :

1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
2. Harus seringkas mungkin
3. Harus disediakan dukungan
4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
5. Setiap laporan harus berformat keputusan
6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja

Jenis-jenis laporan :
1.   Laporan periodik
Laporan yang secara rutin dikerjakan
2.   Laporan indikator kunci
Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.

1. Laporan siap panggil

Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.

1. Laporan khusus

Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.

1. Laporan perkecualian

Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.

INTERFACE ANTARA MANAJER DAN MESIN.

= titik kontak dimana sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer.
Bentuk komunikasi antara manajer dan komputer :

1. Pengembangan program komputer
2. Dialog atau menyelami file
3. Mengakses data
4. Memasukkan input.

RINGKASAN

1. Seiring dengan perkembangan lingkungan bisnis yang rumit dan lingkungan yang dinamis tuntutan terhadap keberadaan Sistem informasi manajemen adalah menjadi kebutuhan.
2. Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi secara rasional dan yang mentransformasikan data menjadi informasi dengan berbagai cara sehingga dapat meningkatkan produktifitas selain juga harus disesuaikan dengan gaya dan watak para manajernya.
3. Ada beberapa faktor yang menjadi penyebab gagalnya membangun SIM, antara lain :

• Kurang organisasi yang wajar
• Kurangnya perencanaan yang memadai
• Kurang personil yang handal
• Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

1. Kemampuan teknis sistem komputer :
   • Pemrosesan data batch
   • Pemrosesan data tunggal
   • Pemrosesan on-line, real time
   • Komunikasi data dan switching pesan
   • Pemasukan data jarak jauh dan up date file
   • Pencarian records dan analisis
   • Pencarian file
   • Algoritme dan model keputusan
   • Otomatisasi kantor.

Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Sebuah Perusahaan

Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan.

Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan.

 Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan informasi memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.

Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis.

Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan dan informasi dari luar. Pengendalian merupakan hal mebandingkan hasil aktual dengan rencana yang ditentukan pada proses perencanaan. Demikian pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian tujuan, sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.

Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen seorang pemimpin dapat mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirikan masalah bersama-sama dan bersama pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan perusahaan

Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka. Adapun peranan dan fungsi utama dari sistem informasi adalah..

1. Mendukung Operasi Bisnis .

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.

Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

3. Mendukung Keunggulan Strategis.

Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis     perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar.

Penjelasan lebih mendalam mengenai fungsi utama sistem informasi dalam suatu organisasi akan dijelaskan pada bagian klasifikasi sistem informasi di bawah ini:

Klasifikasi Sistem Informasi
Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang (cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi, lebih jelasnya diperlihatkan pada gambar 1 berikut.

1. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis

Sistem Informasi Operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.

Transaction Processing Systems

Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.

Process Control Systems

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer.

Office Automation Systems

Office automation systems (OAS) mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik (electronic mail),teleconferencing, dan lain-lain.

2. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen.

Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:

Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision making).

Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.

Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam yakni:

Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.

Decision Support Systems

Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dariinformation reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.

Executive Information Systems

Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).

3. Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis

Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan (5) kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun upaya peamsaran yang mengarah kepada competitive advantage strategies. Hubungan kelima faktor tersebut dapat digambarkan seperti pada gambar 2 berikut.

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:

1. Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.
2. Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
3. Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.

Peran Strategis Untuk Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumber-sumber informasi strategis.

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatihend users.

Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.